W dziale wyników Seller University znajduje się zestawienie oraz przydatne wyjaśnienia dotyczące najpopularniejszych KPI Kaufland Global Marketplace. KPI są szczególnie ważne w kontekście zadowolenia klientów i zwiększenia sprzedaży. Z tych powodów zalecamy regularne analizowanie swoich KPI i w razie potrzeby ich optymalizację.
Prosimy pamiętać, że przy obliczaniu naszych współczynników usług zawsze uwzględniamy każdą jednostkę zamówienia indywidualnie.
Na przykład: W przypadku zamówienia zawierającego 10 pozycji, wszystkie 10 pozycji jest wliczane do kwoty jako jedna jednostka zamówienia.
W przypadku zapisania kilku numerów przesyłki dla jednostki zamówienia, zawsze używamy w naszym systemie ostatniej informacji o przesyłce dla tej jednostki zamówienia.
Jeśli co najmniej jedna wartość KPI kanału sprzedaży nie spełnia naszych wymagań, otrzymasz dodatkowe powiadomienie e-mail oprócz wspomnianego wcześniej e-maila z wyeksportowanymi wskaźnikami KPI. E-mail ten zawiera przegląd wyników KPI danego kanału sprzedaży.
To oznacza, że otrzymasz maksymalnie trzy powiadomienia dotyczące Twojego poziomu usług, jeśli jesteś aktywny(-a) na wszystkich trzech platformach sprzedażowych Kaufland.
W zależności od rozwoju i statusu Twoich wskaźników Kaufland Global Marketplace zaleci różne środki optymalizacji, aby między innymi uniknąć dezaktywowania Twoich ofert. W poniższej tabeli znajdują się odpowiednie statusy eskalacji i wynikające z nich środki zapobiegawcze.
Przegląd statusów eskalacji i odpowiednie środki zapobiegawcze
Neutralny status – wstrzymano analizę KPI | |
Status – 0 | Tak trzymać! Twoje wyniki odpowiadają wartości docelowej platformy sprzedażowej! 🥳 |
Status 1 – Informacja | |
Status 2 – zagrożenie wstrzymania wyświetlania ofert | |
Status 3 – wstrzymanie wyświetlania ofert |
W skrócie
Co dokładnie oznacza to dla Ciebie?
W wielu przypadkach święta charakterystyczne dla danego kraju pokrywają się dla obecnych kanałów sprzedaży. Istnieją jednak również scenariusze, w których np. w Niemczech jest święto państwowe, ale na Słowacji nie. Ustanowiliśmy więc następującą zasadę dotyczącą Twoich wskaźników usług:
Przykład: Sprzedawca z siedzibą firmy w Niemczech, kanał sprzedaży: Kaufland.de
Ogólnokrajowe dni wolne od pracy w Niemczech są odpowiednio uwzględniane w ramach wydajności usług na Kaufland.de. Jeśli masz siedzibę w Niemczech i nie możesz wysyłać zamówień w tym czasie, nie będzie to miało negatywnego wpływu na Twój wskaźnik opóźnionych dostaw. Przewidywane terminy dostaw są dostosowywane z uwzględnieniem odpowiednich dni wolnych od pracy w danym kanale sprzedaży. Jeśli zamówienie wpłynie na Kaufland.de w ogólnokrajowym dniu wolnym od pracy w Niemczech, Twoje okno dostawy zostanie automatycznie przedłużone o jeden dzień. Ponadto dni wolne od pracy są również uwzględniane przy obliczaniu czasu reakcji na zgłoszenia danego kanału sprzedaży (w tym przykładzie Kaufland.de). Pamiętaj, że ta zasada nie dotyczy świąt regionalnych.
Przykład: Sprzedawca z siedzibą firmy w Niemczech, kanał sprzedaży: Kaufland.sk lub Kaufland.cz
W tym przypadku NIE są brane pod uwagę niemieckie dni wolne od pracy. Twoje okna dostaw nie są więc automatycznie przedłużane. Dla Ciebie oznacza to, że w celu uniknięcia negatywnego wpływu na Twoją wydajność i pogorszenia wskaźnika terminowości dostaw lub wskaźnika opóźnień w dostawach w przypadku niemieckiego, ogólnokrajowego święta konieczne będzie wcześniejsze ręczne dostosowanie okien dostaw. Zgłoszenia klientów, które w tym czasie nie zostaną przetworzone w terminie, nie mogą zostać wykluczone i są automatycznie uwzględniane w obliczaniu czasu reakcji na zgłoszenia. W przypadku takiego scenariusza w Twoich wskaźnikach wydajności i czasach dostaw uwzględniane są jednak odpowiednio święta słowackie lub czeskie.
Jeśli w poprzednim tygodniu nie spełnili Państwo wymagań sklepu internetowego dla przynajmniej jednej wartości wyników, w poniedziałki otrzymają Państwo e-mail z informacją o aktualnej usłudze i raportem zawierającym odpowiednie jednostki zamówienia. Dane te zawierają informację, które zamówienia i z jakich powodów nie spełniały standardów usług. Na podstawie tych informacji mogą Państwo wdrożyć działania i zmiany.
Wskaźnik opóźnionych dostaw wskazuje procent wszystkich jednostek zamówienia dostarczonych z opóźnieniem w stosunku do wszystkich jednostek zamówienia dostarczonych w ciągu ostatnich siedmiu dni. Współczynnik ten jest aktualizowany codziennie w Państwa Portalu Sprzedawcy.
Oczekujemy wartości poniżej 4%.
Wskaźnik opóźnionych dostaw nie powinien przekraczać 4%. Jeśli w tej chwili mają Państwo wyższy wskaźnik, prosimy o jak najszybsze podjęcie odpowiednich działań, aby obniżyć ten wskaźnik.
Wskaźnik opóźnionych dostaw mogą Państwo obniżyć poprzez Dopasowanie Państwa terminu dostawy. Szczegółowy opis znajduje się w sekcji Ustawienia wysyłki w naszym Seller University.
Termin dostawy podany w sklepie internetowym w sekcji oferta składa się z zapisanego przez Państwa czasu obsługi i czasu transportu. Wynikające z tego okno dostaw obejmuje całkowity czas od momentu zamówienia artykułu do jego doręczenia do klienta.
W celu przetworzenia przez dostawcę usług wysyłkowych należy uwzględnić odpowiedni kraj docelowy dostawy i ustawić odpowiedni okres dostawy (tj. czas pomiędzy pierwszym a ostatnim możliwym dniem dostawy).
Na terminowość dostaw składają się między innymi liczby terminowych dostaw (OTD – On Time Delivery) oraz liczba opóźnionych i przedwczesnych dostaw (OFD – Off Time Delivery). Są to wskaźniki, w związku z którymi kontaktujemy się ze sprzedawcami, jeśli istnieje potrzeba podjęcia określonego działania.
„Wskaźnik terminowych dostaw” to procent zamówień, które zostały doręczone w przewidywanym czasie dostawy.
„Wskaźnik opóźnionych dostaw” to procent zamówień, które zostały dostarczone po upłynięciu przewidywanego czasu dostawy. Na wskaźnik opóźnionych dostaw składają się następujące rodzaje wskaźników:
Wskaźnik przedwczesnej realizacji zamówienia: Nierzadko krótkie terminy realizacji dostaw są dla naszych wspólnych klientów dodatkową motywacją do zakupu. Jeśli wskaźnik przedwczesnej realizacji zamówienia jest wysoki, można poprawić terminowość dostaw, skracając odpowiednio ich czas realizacji. W przypadku bardzo krótkich terminów dostawy (1–X dni) warto również zwrócić uwagę na godzinę „wysyłki tego samego dnia” (Portal sprzedawcy – zakładka „Ustawienia”, punkt „Ustawienia wysyłki”), ponieważ od tego momentu automatycznie wydłuża się czas dostawy o jeden dzień.
Wskaźnik opóźnionej realizacji zamówienia: Aby zmniejszyć wskaźnik opóźnionej realizacji zamówienia, istnieje również możliwość zmiany przewidywanego czasu dostawy. Więcej na ten temat przeczytasz w dalszej części tekstu. Opóźnienia w dostawie zwykle skutkują reklamacjami i mają negatywny wpływ na zadowolenie klienta. Jeśli dojdzie do opóźnienia dostawy, a wina leży po stronie operatora pocztowego, opóźnienie to musi zostać niezwłocznie uwzględnione w przewidywanym czasie dostawy. Klientowi należy zawsze podawać wiarygodny termin dostawy – dzięki temu unikniesz reklamacji i zapewnisz wysoki poziom satysfakcji klienta.
Zalecenia dotyczące przewidywanego czasu dostawy: Jeśli w poprzednim tygodniu wskaźnik terminowości dostaw nie spełniał wymagań naszej platformy, w poniedziałek otrzymasz wiadomość e-mail z informacją o Twoim aktualnym poziomie usług. Do e-maila zostanie dołączony raport, który będzie zawierał listę zamówień zrealizowanych przedwcześnie lub z opóźnieniem (patrz punkt „Powiadomienia e-mail z wyeksportowanymi wskaźnikami KPI”). Jeśli wymagane jest podjęcie działań mających na celu korektę przewidywanych czasów dostawy, raport będzie zawierał zalecenia, według których należy postępować. Zalecenia te tworzone są na podstawie rezultatów wskaźnika terminowości dostaw zrealizowanych za pośrednictwem naszej platformy w ciągu ostatnich 30 dni. Ponadto w analizie uwzględniane są nadmierne wahania w ujęciu tygodniowym.
W obliczeniach brany jest pod uwagę także przedział czasowy przewidziany na realizację dostaw. Czas dostawy nie powinien być zbyt długi, ponieważ często prowadzi to do zapytań klientów i reklamacji. Przykładowo, jeśli przewidywany czas dostawy wynosi mniej niż 10 dni, zalecamy podanie czasu dostawy wynoszącego maksymalnie 3 dni (np. 2–4 dni).
Na przewidywany czas dostawy składają się czas transportu (ustawienia czasu transportu znajdziesz w grupie dostawy) oraz czas wysyłki (czas wysyłki można ustawić podczas tworzenia oferty).
Co do zasady, należy zawsze dynamicznie reagować na rezultaty wskaźnika terminowości dostaw i niezwłocznie uwzględniać wszelkie opóźnienia (np. z winy operatora pocztowego) w czasie dostawy, nawet jeśli są to zmiany tymczasowe.
W przypadku wskaźnika terminowych dostaw i wskaźnika opóźnionej realizacji zamówienia istnieją dwie różne wartości docelowe.
Jeśli chodzi o wskaźnik terminowych dostaw, istnieje pewien zakres tolerancji, który jest uwzględniany w zaleceniach dotyczących poprawy terminowości dostaw. Ma to na celu osiągnięcie jak największej ilości dostaw w określonym przez sprzedawcę przewidywanym terminie dostawy.
Wskaźnik przedwczesnej realizacji zamówienia oraz wskaźnik opóźnionej realizacji zamówienia powinien mieścić się w granicach tego zakresu, a więc nie przekraczać 10%.
Wskaźnik przesyłek z możliwością śledzenia wskazuje procent wszystkich jednostek zamówienia wysłanych przez Państwa z prawidłowym numerem śledzenia przesyłki w ciągu ostatniego zakończonego miesiąca.
Oczekujemy wartości co najmniej 80%.
Aby zwiększyć zadowolenie klientów, oczekujemy, że wskaźnik przesyłek z możliwością śledzenia będzie wynosił co najmniej 80%. Większa przejrzystość dzięki możliwości śledzenia może zapobiec konieczności rozpatrywania zapytań dotyczących przesyłek w przypadku opóźnienia dostawy. Jeśli klienci nie mogą zobaczyć aktualnego statusu dostawy, wzrasta prawdopodobieństwo, że otworzą zgłoszenie z powodem „opóźnienia dostawy”.
Aby zoptymalizować Państwa wskaźnik przesyłek z możliwością śledzenia, mogą Państwo przesłać informacje o śledzeniu zamówienia podczas oznaczania przesyłki, umożliwiając w ten sposób klientowi śledzenie paczki. Prosimy zwrócić tu uwagę na naszą Listę powiązanych dostawców usług wysyłkowych.
Należy unikać otwartych jednostek zamówienia z terminem dostawy w przeszłości. Jeśli jednostki zamówienia z tym statusem istnieją, zostaną Państwo o tym powiadomieni w mailu z eksportem KPI. Prosimy jak najszybciej je przetworzyć. Za pomocą raportu „Państwa sprzedaż” mogą Państwo przefiltrować odpowiednie jednostki zamówienia.
Należy pamiętać, że otrzymają Państwo powiadomienie od Kaufland Global Marketplace, jeśli jednostki zamówienia nie zostaną zaznaczone jako wysłane w terminie 14 dni od najpóźniejszego terminu dostawy i nie zostanie otwarte zgłoszenie dot. zamówienia. Jeśli status jednostek zamówienia nie zmieni się w ciągu siedmiu dni od powiadomienia, zamówienie zostanie anulowane przez Kaufland Global Marketplace z przyczyn leżących po stronie sprzedawcy.
Czas reakcji na zgłoszenie to stosunek między pierwszymi odpowiedziami udzielonymi na czas i wszystkimi pierwszymi odpowiedziami w ostatnim tygodniu kalendarzowym. Jako sprzedawca są Państwo zobowiązani do odpowiedzi na wszystkie oczekujące zgłoszenia (tj. 100%) w ciągu 48 godzin. W kalkulacji tego wskaźnika uwzględniane są weekendy i obowiązujące w Niemczech dni świąteczne.
Oczekujemy wartości 100%.
Jeśli Państwa wartość spadnie poniżej wartości docelowej sklepu internetowego 100%, poprosimy Państwa o podjęcie natychmiastowych działań w celu poprawy wyników. Zalecamy na przykład wprowadzenie środków personalnych, takich jak ustalenia dotyczące zastępstw w razie choroby lub okresów urlopowych.
Wskaźnik zgłoszeń utworzonych z winy sprzedającego odzwierciedla stosunek zgłoszeń utworzonych z winy sprzedającego w ostatnim tygodniu kalendarzowym do średniej liczby zamówień z ostatnich czterech tygodni, dla których w ostatnim tygodniu kalendarzowym zostało otwarte co najmniej jedno zgłoszenie z winy sprzedającego. Aktualizacja tych wartości w Portalu sprzedawcy następuje zawsze na początku tygodnia.
Zgłoszeń, których przyczyna leży po stronie sprzedawcy, często da się uniknąć. Sprzedawca ma nie tylko ogromny wpływ na zwiększenie zadowolenia klienta, ale także na zmniejszenie ilości zgłoszeń i reklamacji.
Na naszej platformie wyróżniamy dwa rodzaje wskaźników:
Na wskaźnik zgłoszeń utworzonych z winy sprzedającego mają wpływ następujące czynniki:
W ostatnim tygodniu kalendarzowym (np. ósmym tygodniu) utworzono pięć zgłoszeń z winy sprzedającego:
Podstawą do obliczenia wskaźnika jest zatem średnia tygodniowa liczba zamówień obliczona na podstawie ostatnich czterech tygodni, do których w ostatnim tygodniu kalendarzowym utworzono zgłoszenie z winy sprzedającego:
Suma wszystkich zamówień wynosi 100. Teraz sumę tę należy podzielić przez cztery tygodnie kalendarzowe, w których zostały utworzone zgłoszenia. W ten sposób otrzymamy średnią wartość wynoszącą 25 zamówień na tydzień..
Wskaźnik zgłoszeń utworzonych z winy sprzedającego wynosi zatem 20%.
2. Wskaźnik skorygowanych zgłoszeń utworzonych z winy sprzedającegoWskaźnik skorygowanych zgłoszeń utworzonych z winy sprzedającego jest obliczany na tej samej podstawie cowskaźnik zgłoszeń utworzonych z winy sprzedającego. Jednakże, w przeciwieństwie do wskaźnika zgłoszeń utworzonych z winy sprzedającego, w zakres wskaźnika skorygowanych zgłoszeń nie wchodzą następujące rodzaje zgłoszeń:
Ważne jest, aby regularnie sprawdzać oba wskaźniki, ponieważ pomagają one nie tylko zrozumieć powody, dla których klienci tworzą zgłoszenia, ale także podejmować na ich podstawie odpowiednie działania, które pozwolą poprawić terminowość dostaw w dłuższej perspektywie.
W celu zwiększenia zadowolenia klientów zakłada się, że wskaźnik skorygowanych zgłoszeń utworzonych z winy sprzedającego wyniesie mniej niż 1%, Wynik ten może wywrzeć pozytywny wpływ na wydajność sprzedaży w przyszłości. Zalecamy więc regularne sprawdzanie powodów zgłoszeń, których przyczyna leży po stronie sprzedającego, ponieważ dzięki tej wiedzy można od razu podjąć odpowiednie działania w tym kierunku. Poniżej znajdują się propozycje poprawy wskaźników w zależności od powodu utworzonego zgłoszenia:
1. Działania w przypadku opóźnienia dostawy/nie otrzymanej dostawy
Jeśli zamówienie klienta nie dotrze na czas, jest bardzo prawdopodobne, że klient założy zgłoszenie z powodem „Opóźnienie dostawy” lub „Nie otrzymano dostawy”.
Przy tworzeniu lub dostosowywaniu okien dostawy, należy pamiętać, że obejmują one okres od zamówienia klienta do faktycznej dostawy. Okno dostawy lub termin dostawy powinien być wiarygodny. Tylko w ten sposób można zapewnić sobie satysfakcjonujące zakupy i uniknąć reklamacji.
2. Niekompletna dostawa
Także zamówienia, które nie docierają w całości do klientów, są częstym powodem zakładania zgłoszeń. Są one odpowiednio oznaczone powodem „Niekompletna dostawa”.
Takich zgłoszeń można uniknąć w następujący sposób:
3. Nieprawidłowa dostawa
Jeśli klient otrzyma nieprawidłowy artykuł, z reguły założy zgłoszenie z powodem „Nieprawidłowa dostawa”.
W takich przypadkach należy sprawdzić dane zamówienia w celu stwierdzenia, czy można zauważyć wzór, których artykułów dotyczy problem. Dzięki temu można m.in. poprawić kompletację tych artykułów lub błędy w systemie (np. nieprawidłowo zapisane dane).
4. Wada / uszkodzenie
W przypadku uszkodzeń, jak również artykułów, które nie działają prawidłowo, klienci mogą założyć zgłoszenia z powodem „Wada/uszkodzenie”.
W takim przypadku należy również sprawdzić dane zamówienia w celu stwierdzenia, czy można zauważyć wzór. Należy zwrócić uwagę, czy artykuły są uszkodzone podczas kompletacji lub czy są już wadliwe w momencie zakupu.
W przypadku regularnych uszkodzeń warto ponownie rozważyć odpowiednie opakowanie i sprawdzić, czy dostawca usług wysyłkowych jest odpowiedzialny za szkodę.
5. Faktura
Jeśli do zamówienia klienta nie została wczytana faktura, z dużym prawdopodobieństwem założy on zgłoszenie z powodem „Faktura”.
Zalecamy wczytywanie faktury dla wszystkich zamówień, które nie mieszczą się w modelu „fikcyjnego dostawcy”. W ten sposób można uniknąć pytań klientów dotyczących faktury. Należy przestrzegać poniższej instrukcji:
Tu mogą Państwo zobaczyć, które dostawy mieszczą się w modelu „fikcyjnego dostawcy”:
Należy sprawdzić, czy Państwa interfejs obsługuje automatyczne wgrywanie faktury z Kaufland Global Marketplace:
Państwa wskaźnik zgłoszeń odzwierciedla stosunek otwartych zgłoszeń uzależnionych od sprzedawcy z ostatniego tygodnia kalendarzowego i średniej liczby jednostek zamówienia z ostatnich czterech tygodni, dla których w ostatnim tygodniu kalendarzowym zostało otwarte co najmniej jedno zgłoszenie. W przypadku tego wskaźnika uwzględniane są zarówno powody zgłoszeń, których przyczyna leży po stronie sprzedawcy, jak i powody zgłoszeń niezależnych od sprzedawcy. Aktualizacja Państwa wartości w Portalu Sprzedawcy następuje zawsze na początku tygodnia.
W ostatnim tygodniu kalendarzowym (przykładowy tydzień 8) zostało założonych pięć zgłoszeń.
Podstawą do obliczenia wskaźnika są następujące jednostki zamówienia zgłoszeń założonych w ostatnim tygodniu kalendarzowym:
Suma wszystkich jednostek zamówienia to 100. Należy podzielić tę sumę przez cztery tygodnie kalendarzowe, w których zostały założone zgłoszenia, w ten sposób otrzymamy wartość średnią 25 jednostek zamówienia na tydzień.
Wskaźnik zgłoszeń z ostatniego tygodnia kalendarzowego wynosi zatem 20%.
Niski wskaźnik zgłoszeń ma pozytywny wpływ na zadowolenie Państwa klientów i może skutkować wzrostem sprzedaży w przyszłości.
Należy sprawdzić, jakie są u Państwa najczęstsze przyczyny zakładania zgłoszeń i podjąć odpowiednie działania w celu obniżenia wskaźnika zgłoszeń. Należy zwrócić uwagę w szczególności na Państwa zgłoszenia, których przyczyna leży po stronie sprzedawcy.
Wskaźnik anulowań, których przyczyna leży po stronie sprzedawcy określa procent wszystkich artykułów zamówionych w ostatnim zakończonym miesiącu, które zostały anulowane przez sprzedawcę lub Kaufland Global Marketplace z przyczyny leżącej po stronie sprzedawcy.
Anulowania, których przyczyna leży po stronie sprzedawcy często da się uniknąć. Jako sprzedawca mają tu Państwo bardzo duży wpływ na poprawę zadowolenia klientów.
Oczekujemy wartości poniżej 1%.
Najczęstsze powody anulowań, których przyczyna leży po stronie sprzedawcy są następujące:
Niski wskaźnik anulowań, których przyczyna leży po stronie sprzedawcy ma pozytywny wpływ na zadowolenie klientów. Dlatego prosimy o podjęcie odpowiednich działań, jeśli Państwa wskaźnik nie spełnia wymagań sklepu internetowego: