Ratgeber Aktenvernichter
Sicher haben auch Sie Dokumente, die Sie unlesbar machen möchten. Insbesondere bei der Entsorgung von Papieren, die sensible und persönliche Informationen beinhalten, sollten Sie besondere Vorsicht walten lassen, um den Missbrauch Ihrer Daten und etwaige Strafen zu vermeiden. Mit einem Aktenvernichter können Sie Dokumente schreddern und eine Reproduktion von Papieren oder anderen Datenträgern (CDs, DVDs, Kreditkarten,…) nahezu ausschließen. Doch welche Sicherheitsstufe ist die richtige? Welche Datenträger möchten Sie mit dem Gerät vernichten und was ist beim Kauf eines Aktenvernichters sonst noch zu beachten? Im folgenden Ratgeber erhalten Sie die Antworten auf diese Fragen.
1. Gründe für die Datenvernichtung
Knapp 50 Prozent der Datenschutzverletzungen gehen auf die unvorsichtige Entsorgung vertraulicher Dokumente zurück. Indem Sie Unterlagen ordnungsgemäß vernichten, können Sie den folgenden Problemen entgegenwirken:
- Identitätsmissbrauch: Betrüger verwenden personenbezogene Daten wie die Anschrift, Sozialversicherungsnummer oder das Geburtsdatum, um sich eine neue Identität zu schaffen. Außerdem nutzen sie oftmals Kreditkarten-, Bank- und Kontoinformationen, um sich einen Vermögensvorteil zu verschaffen. Betroffene haben folglich mit hohen Kosten und Rufschädigung zu kämpfen. Nicht selten werden die Kontaktdaten darüber hinaus an Adressdatenbanken verkauft.
- Strafen: In Unternehmen ist die ordnungsgemäße Vernichtung von Dokumenten gesetzlich vorgeschrieben. Entsprechende Regelungen sind im BDSG festgehalten. Wenn Unternehmen gegen diese verstoßen, kann dies Bußgelder, Schadensersatzansprüche und sogar Freiheitsstrafen zur Folge haben. Privatpersonen sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, personenbezogene Dokumente zu vernichten, sollten dies allerdings allein aufgrund der Möglichkeit des Identitätsdiebstahls dennoch tun.
- Imageschaden: Sollten bei einem Unternehmen personenbezogene Daten über Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten an die Öffentlichkeit gelangen, zieht dies mit großer Wahrscheinlichkeit einen hohen Imageschaden nach sich. Dieser kann sich nicht zuletzt in sinkenden Umsätzen widerspiegeln. Auch bei Privatpersonen können Informationen an die Öffentlichkeit gelangen, die sich unter Umständen rufschädigend auswirken.
Achten Sie aus den genannten Gründen unbedingt darauf, folgende Dokumente gewissenhaft zu vernichten:
- Privatpersonen
- Verträge
- Adressaufkleber auf Zeitschriften
- Bestellungen
- Kontoauszüge
- Kreditanträge
- Rechnungen
- Unternehmen
- Dokumente mit Unterschrift
- Rechnungen
- Steuerliche Dokumente
- Rechtliche Unterlagen
- Jahresabschlüsse
- Bewerbungsunterlagen
- Personalunterlagen
- Buchhaltungsdokumente
- Verträge
2. Wichtige Kaufaspekte für einen Aktenvernichter
Bei der Wahl eines geeigneten Aktenvernichters sollten Sie die folgenden Aspekte unbedingt berücksichtigen:
- Einsatzort des Geräts: Die Leistung des Aktenvernichters sollte entsprechend dem Einsatzort und der Anzahl der Personen, die das Gerät nutzen, ausfallen. Wenn Sie den Aktenvernichter zu Hause einsetzen möchten, ist keine hohe Motorleistung erforderlich. Wenn das Gerät allerdings von zahlreichen Mitarbeitern in einem Unternehmen benutzt wird, ist es wichtig, dass es über einen leistungsstarken Motor mit Überhitzungsschutz verfügt. Außerdem sollte die Schnittleistung entsprechend hoch ausfallen. Darunter versteht man die Anzahl der Dokumente, die zur gleichen Zeit vernichtet werden können.
- Schneidwerk: Aktenvernichter weisen Schneidwerke auf, die die Dokumente entweder im Streifen- oder Partikelschnitt zerkleinern. Bei der ersten Methode werden die Papiere in etwa zwei bis zwölf Millimeter lange Streifen zerkleinert, während sie beim Partikelschnitt zusätzlich quer geschnitten werden. Aus diesem Grund werden Geräte, mit denen ein Partikelschnitt möglich ist, einer höheren Sicherheitsstufe zugeordnet.
- Auffangvolumen: In den Aktenvernichter ist ein Behälter eingebaut, der die Papierschnipsel auffängt. Wenn Sie sich für ein hohes Auffangvolumen entscheiden, müssen Sie den Behälter nur selten leeren.
Aktenvernichter gibt es in unterschiedlichen Ausführungen und Größen
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick, welches Auffangvolumen für welchen Bedarf sinnvoll ist:
| Volumen | Einsatzbereich |
|---|---|
| Etwa 7-12 Liter | Nur für gelegentliche Nutzung, zum Beispiel zu Hause oder für ein bis zwei Mitarbeiter in einem Unternehmen |
| Etwa 13-35 Liter | Tägliche Nutzung, zum Beispiel für eine kleine Abteilung in einem Unternehmen |
| Etwa 36-100 Liter | Tägliche Nutzung, zum Beispiel in einem Großraumbüro in einem Unternehmen |
Beachten Sie: Wenn Sie einen Aktenvernichter mit Streifenschnitt wählen, ist der anfallende Papiermüll größer als bei einem Modell mit Partikelschnitt.
- Art des Datenträgers: Manche Geräte können nicht nur Papier, sondern beispielsweise auch CD-ROMs oder Kreditkarten vernichten. Überlegen Sie sich also bereits vor dem Kauf, ob Sie diese zusätzliche Funktion benötigen.
- Qualitätsmerkmale: Neben den bisher genannten Aspekten gibt es einige weitere Funktionen und Merkmale, die Ihnen den Umgang mit einem Aktenvernichter erleichtern. So sollten Sie mitunter die Eingabebreite berücksichtigen: Je größer diese ausfällt, desto mehr unterschiedliche Papierformate kann das Gerät verarbeiten. Achten Sie außerdem auf das Material der Schneidwellen. Ideal ist gehärteter Vollstahl: Aufgrund der außerordentlich hohen Robustheit können Sie sich bei diesem Material nahezu sicher sein, dass die Schneidwellen niemals ausgetauscht werden müssen.Um so viel Energie zu sparen wie möglich, sollten Sie darauf achten, dass das Gerät eine entsprechende Funktion aufweist und im Stand-By-Modus im Idealfall überhaupt keinen Strom verbraucht.
3. Die unterschiedlichen Sicherheitsstufen und Schutzklassen
Aktenvernichter können gemäß der DIN 66399 in sieben unterschiedliche Sicherheitsstufen eingeordnet werden.
Der Inhalt der Dokumente entscheidet dabei darüber, wie präzise sie vernichtet werden müssen:
| Sicherheitsstufe | Dokumente | Partikelgröße* |
|---|---|---|
| P-1 | Allgemeine Dokumente wie beispielsweise Prospekte | Streifenschnitt: 12 mm |
| P-2 | Interne Daten, die unkenntlich gemacht werden sollen | Streifenschnitt: 6 mm |
| P-3 | Dokumente mit vertraulichem Inhalt wie beispielsweise Steuerunterlagen oder Rechnungen | Partikelschnitt: 320 mm² |
| P-4 | Dokumente mit hoch sensiblem Inhalt wie beispielsweise Personalakten oder Verträge | Partikelschnitt: 160 mm² |
| P-5 | Dokumente, deren Inhalt geheim gehalten werden soll und für eine Person oder Personengruppe von großer Wichtigkeit sind, beispielsweise Patente oder Wettbewerbsanalysen | Partikelschnitt: 30 mm² |
| P-6 | Dokumente, deren Inhalt geheim gehalten werden soll und für eine Person oder Personengruppe von existenzieller Bedeutung sind, beispielsweise Konstruktionsunterlagen oder Prozessunterlagen | Partikelschnitt: 10 mm² |
| P-7 | Dokumente, die den höchsten Sicherheitsbestimmungenunterliegen, wie zum Beispielgeheimdienstliche oder militärische Angelegenheiten | Partikelschnitt: 5 mm² |
* Die Angaben sind nur ungefähre Richtwerte.
Darüber hinaus legt die Norm drei Schutzklassen fest. Im weiteren Sinne versteht man darunter die mehr oder weniger ausgeprägte Fähigkeit, Dokumente so zu vernichten, dass sie nicht missbraucht werden können:
- Schutzklasse 1
- Normaler Schutz
- Zur Vernichtung von internen Daten
- Genügt für Dokumente, die unter die Sicherheitsstufen P-1 bis P-3 fallen
- Schutzklasse 2
- Hoher Schutz
- Zur Vernichtung von vertraulichen Daten
- Genügt für Dokumente, die unter die Sicherheitsstufen P-3 bis P-5 fallen
- Schutzklasse 3
- Sehr hoher Schutz
- Zur Vernichtung von streng vertraulichen / geheimen Daten
- Für Dokumente geeignet, die unter die Sicherheitsstufen P-5 bis P-7 fallen
4. Pflege von Aktenvernichtern
Die regelmäßige Pflege Ihres Aktenvernichters verlängert die Lebenszeit des Geräts um ein Vielfaches: Spezielles Aktenvernichteröl sollte am besten nach jeder zweiten bis dritten Entleerung des Auffangbehälters verwendet werden. Wenn Sie sich für ein Gerät mit einer sehr hohen Sicherheitsstufe entscheiden, können Sie das Öl sogar täglich benutzen, da bei diesen eine stärkere Beanspruchung vorliegt.
Öl zur regelmäßigen Pflege
Die regelmäßige Verwendung von Aktenvernichteröl bietet folgende Vorteile:
- Das Gerät arbeitet besonders leise und schnell
- Es kommt nicht so leicht zu Papierstau
- Die Herstellergarantie greift wahrscheinlicher
- Die Gefahr einer Überlastung des Motors wird verringert
Beachten Sie: Lesen Sie vor dem Auftragen des Aktenvernichteröls in der Betriebsanleitung nach, ob der Hersteller die Verwendung eines bestimmten Öls empfiehlt. Falls Sie ein anderes verwenden, kann der Anspruch auf Garantie entfallen.
Aktenvernichteröl kann auf unterschiedliche Weise aufgetragen werden:
- Wenn es sich um flüssiges Öl handelt, können Sie dieses in kleinen Mengen direkt auf die Schneidwalzen geben. Den gleichen Effekt erzielen Sie, indem Sie das Öl auf ein Blatt Papier träufeln, das Sie im Anschluss vom Aktenvernichter zerkleinern lassen.
- Spezielles Sprühöl wird auf die Schneidwalzen gesprüht.
- Darüber hinaus können Sie Papier erwerben, welches das Pflegeöl bereits enthält. Dieses Papier geben Sie für den Vorgang einfach in das Eingabefach.
5. FAQ
Mein Aktenvernichter ist verstopft. Was kann ich dagegen tun?
Versuchen Sie zunächst über den Rücklauf des Geräts den Papierstau zu beheben. Falls dies nichts hilft, müssen Sie das Gerät per Hand von den festhängenden Papierschnipseln befreien. Dafür müssen Sie allerdings unbedingt vorab die Stromverbindung trennen.
Ist es problematisch, wenn ich Heftklammern mit in den Aktenvernichter gebe?
Bei hochwertigen Geräten stellen Heftklammern im Regelfall kein Problem dar. Bei billigen Modellen kann es allerdings aufgrund minderwertiger Schneidwellen leichter zu Papierstau kommen.
Was bewirkt die automatische Hitzeschutzabschaltung?
Aktenvernichter, die häufig und lange Zeit am Stück in Betrieb sind, können leicht überhitzen. Die automatische Hitzeschutzabschaltung stellt sicher, dass das Gerät nach einer bestimmten Zeit im Dauerbetrieb automatisch abgeschaltet wird. Danach müssen Sie warten, bis der Aktenvernichter abgekühlt ist und Sie ihn wieder in Betrieb nehmen können.
Kann ich mit meinem Aktenvernichter auch Dokumente vernichten, die ein kleineres Format aufweisen als das angegebene?
Papier in kleinerem Format kann zerkleinert werden. Wichtig hierbei ist allerdings, dass Sie das Dokument in die Mitte des Einzugsschachts geben.
6. Verwandte Links