Wissenswertes über Dokumentenscanner
Dokumentenscanner erfassen Textdokumente und übersetzen sie in ein digitales Format. Dabei arbeiten sie mit einem hohen Tempo und in Teilen des Prozesses ohne menschliche Einwirkung. Im folgenden Ratgeber stellen wir Ihnen die verschiedenen Anwendungsgebiete und Typen von Dokumentenscannern vor.
1. Überblick über Dokumentenscanner
Die Anschaffung eines Dokumentenscanners empfiehlt sich, wenn Sie regelmäßig zahlreiche Einzelseiten digitalisieren möchten. Der Vorteil des Scannertyps liegt darin, dass er selbstständig und schnell eine große Menge an Seiten erfasst. Je nach Vorlagenkapazität (= maximale Seitenanzahl, die ein Scanner selbstständig archiviert) können auf diese Weise zehn bis 500 Seiten innerhalb eines Vorgangs abgearbeitet werden.
Optik und Funktionsweise des Geräts hängen von der Art des Dokumentenscanners ab:
Einzugsscanner ähneln einem Standarddrucker und bearbeiten eigenständig eine große Menge von Seiten.
Sie werden sowohl mit geringer Vorlagenkapazität produziert als auch in Varianten, die ein sehr hohes Papieraufkommen bewältigen können.
Flachbettscanner funktionieren wie ein Kopierer, da Dokumente auf eine Glasplatte gelegt und von unten ausgeleuchtet werden.
Um als Dokumentenscanner zu gelten, benötigen sie zusätzlich einen automatischen Einzug, der als ADF (Automatic Document Feeder) bezeichnet wird.
1.1 Ausstattungsmerkmale
Beide Typen des Dokumentenscanners weisen einige Ausstattungsmerkmale auf, die Sie bei der Neuanschaffung beachten sollten.
Duplex-Scan
Die von Druckern bekannte Duplex-Technologie findet bei Dokumentenscannern ebenfalls Verwendung: Aufgrund einer zweiten Scan-Zeile im Gerät werden Vorder- und Rückseite eines Dokuments gleichzeitig erfasst, wodurch sich die Dauer des Vorgangs um die Hälfte reduziert.
Ein Touchscreen ermöglicht den komfortablen Einsatz des Scanners ohne Anschluss an einen PC.
Hieraus ergeben sich die unterschiedlichen Werte für die Geschwindigkeit:
Wenn ein Duplex-Scanner zum Beispiel 40 Seiten in einer Minute abarbeitet, kann er in der gleichen Zeit 80 Bilder (= Vorder- und Rückseite eines Blatts) digitalisieren.
Das Kürzel ppm (pages per minute) gibt in Produktbeschreibungen den ersten, ipm (impressions per minute) den zweiten Wert an.
ADF-Kapazität
Als ADF-Kapazität oder Vorlagenkapazität der Dokumentenzufuhr wird die maximale Seitenanzahl bezeichnet, die der Scanner selbsttätig erfassen und verarbeiten kann. Je nach Anwendungsbereich, Preisklasse und Modell können dabei zehn bis 500 Seiten digitalisiert werden. Sobald Sie die gewünschten Unterlagen in den Einzug gelegt haben, kann die eigenständige Arbeit des Geräts beginnen.
Während für die gelegentliche Nutzung eine ADF-Kapazität von zehn bis 50 ausreichend ist, sollte in Archiven oder Verwaltungen auf eine Kapazität ab 200 Seiten gesetzt werden.
Darunter fallen zahlreiche Automatismen und Einstellungsmöglichkeiten, die das Scannen von Textdokumenten effizienter gestalten:
Durch die Entfernung leerer Seiten, die Ausrichtung und das Zuschneiden von sämtlichen Unterlagen sowie das Entfernen von Löchern erhalten Sie ein optimales Ergebnis.
Wenn Sie Blindfarben angeben, die nicht erfasst werden sollen, können Sie Zeit – und bei einem etwaigen späteren Ausdruck – Kosten sparen. Beispielsweise lassen sich so die Hintergrundfarben von behördlichen Dokumenten und Formularen entfernen.
Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR = Optical Character Recognition) wird Ihr Scan wie ein Textdokument behandelt – dies ermöglicht das spätere Durchsuchen und Bearbeiten. Zudem erlaubt OCR die Darstellung mithilfe einer Braillezeile, sodass blinde Menschen alle derart archivierten Texte lesen können.
Erweiterte Funktionen
Für den Austausch der Scans zwischen dem Lesegerät und verschiedenen Anwendungsprogrammen des PCs ist eine TWAIN-Schnittstelle notwendig. Andere Verfahren zur Verbindung sind ISIS (Image and Scanner Interface Specification) und WIA (Windows Image Acquisition).
Mittels spezieller Software wie OCR Readiris Pro lässt sich die automatische Texterkennung optimieren.
Neben mitgelieferter Software steht Ihnen eine große Auswahl weiterer Programme zur Verfügung.
Software
Je höher Ihr Scanaufkommen ausfällt, desto wichtiger wird eine funktionale Software für das Dokumentenmanagement: Unter anderem können Sie damit Ihre Unterlagen mit Metadaten anreichern und Datenbanken erstellen.
Überlegen Sie vor dem Kauf, ob Ihnen die Möglichkeiten der zum Scanner mitgelieferten Software ausreichen – andernfalls sollten Sie auf ein externes Dokumentenmanagementsystem setzen.
1.2 Anwendungsbereiche
Dokumentenscanner sind im privaten wie im beruflichen Umfeld eine sinnvolle Investition. Dementsprechend gibt es im Hinblick auf ihre Geschwindigkeit und die Größe der Dokumentenzufuhr bedeutende Unterschiede zwischen den einzelnen Geräten.
Von oben nach unten: Desktop-Scanner, mobiler Scanner und Produktionsscanner
Ausführungen für den Hausgebrauch oder kleine Betriebe werden zum Teil als Desktop-Scanner bezeichnet und verarbeiten eigenständig etwa 50 bis 150 Seiten. Oft handelt es sich bei den Geräten um Multifunktionsdrucker mit einem Mehrblatteinzug. Sie bieten nur wenige Sonderfunktionen für das Scannen, befinden sich aber im unteren Preissegment.
Produktionsscanner sind für die Abwicklung eines sehr hohen Papieraufkommens konzipiert, sodass die Kapazität ihrer Dokumentenzufuhr bei circa 200 bis 500 Seiten liegt. Zudem verfügen sie über besondere Ausstattungsmerkmale. Zahlreiche Schutzmechanismen und das Erkennen diverser Formate verhindern Probleme bei der Papierzuführung, während Stapelfunktion und automatisierte Qualitätskontrolle für beste Ergebnisse sorgen. Die Geschwindigkeit dieser Variante ist enorm: Der Fujitsu fi-6800 kann beispielsweise bis zu 60.000 Vorlagen am Tag verarbeiten.
Für das mobile Büro eignen sich tragbare Geräte, deren Dokumenteneinzug jedoch nur sehr geringe Mengen von zehn bis 20 Seiten bewältigt. Wenn Sie unterwegs ein höheres Papieraufkommen haben, lohnt sich daher meist die Anschaffung eines kleinen Desktop-Scanners, der zumindest eine ADF-Kapazität von 50 Blättern aufweist.
2. Einzugsscanner
Der Einzugsscanner sieht nicht nur wie ein Drucker aus – häufig handelt es sich bei dem Gerät um einen Multifunktionsdrucker mit Scan-Funktion. Im Vergleich zu Flachbettscannern lassen sie sich relativ platzsparend aufstellen. Sie erfüllen ihren Zweck in vielfältigen Anwendungsbereichen da ihre ADF-Kapazitäten je nach Modell stark variieren.
Wir stellen Ihnen zwei Geräte mit ihren wichtigsten Spezifikationen vor:
Kodak i1190WN
- Kapazität der Dokumentenzufuhr: 75 Blätter
- Geschwindigkeit: 40 Seiten pro Minute
- Duplex: 80 Scans pro Minute
- Empfohlener täglicher Durchsatz: bis zu 5.000 Scanvorgänge
- Optische Auflösung: 600 dpi
- Farbtiefe: 24 Bit, Schwarz-Weiß und Graustufen möglich
- LCD-Statusanzeige
- Schnittstellen: USB, WLAN und Ethernet
- Inklusive Software:
Treiber für TWAIN und ISIS (Bildverarbeitung);
Smart Touch (Schnell-Menü)
Epson WorkForce DS-520N
- Kapazität der Dokumentenzufuhr: 50 Blätter
- Geschwindigkeit: 30 Seiten pro Minute
- Duplex: 60 Scans pro Minute
- Empfohlener täglicher Durchsatz: bis zu 3.000 Scanvorgänge
- Optische Auflösung: 600 dpi
- Farbtiefe: 48 Bit, Graustufentiefe: 24 Bit, Schwarz-Weiß 16 Bit
- LCD-Statusanzeige
- Schnittstellen: USB und Ethernet
- Inklusive Software:
Treiber für TWAIN, WIA und ISIS (Bildverarbeitung);
OCR (Automatische Texterkennung)
3. Flachbettscanner mit ADF
Die Arbeitsweise eines Flachbettscanners erinnert an einen Kopierer: Das Dokument wird mit der einzulesenden Seite nach unten auf eine Glasplatte gelegt und ausgeleuchtet.
Die Möglichkeit, auch voluminöse oder sperrige Objekte zu scannen, bietet praktische Vorteile, ist jedoch nicht für die schnelle Archivierung geeignet. Diese erfolgt bei Flachbettscannern über den automatischen Einzug (ADF), der eine bestimmte Anzahl von Seiten selbstständig digitalisiert.
HP ScanJet Pro 4500 fn1
- Kapazität der Dokumentenzufuhr: 50 Blätter
- Geschwindigkeit: 30 Seiten pro Minute
- Duplex: 60 Scans pro Minute
- Empfohlener täglicher Durchsatz: bis zu 4.000 Scanvorgänge
- Optische Auflösung: 1.200 dpi
- Farbtiefe: 24 Bit, Graustufentiefe: 8 Bit
- Festlegung von Blindfarben
- Mit Touchscreen
- Schnittstellen: USB, Ethernet und Wi-Fi
- Inklusive Software:
Kofay VRS Pro (Optimierung von Scans);
Treiber für TWAIN und ISIS (Bildverarbeitung);
HP Scan, I.R.I.S. und OCR Readiris Pro (Automatische Texterkennung)
Fujitsu FI-7260
- Kapazität der Dokumentenzufuhr: 80 Blätter
- Geschwindigkeit: 60 Seiten pro Minute
- Duplex: 120 Scans pro Minute
- Empfohlener täglicher Durchsatz: bis zu 4.000 Scanvorgänge
- Optische Auflösung: 600 dpi
- Farbtiefe: 48 Bit, Graustufentiefe: 8 Bit
- LCD-Statusanzeige
- Schnittstelle: USB
- Mit Schräglagenkorrektur und intelligentem Schallpapierschutz
- Inklusive Software:
ScanSnap Manager (Schnell-Menü);
PaperStream IP (Bildverarbeitung, kompatibel mit TWAIN und ISIS);
PaperStream Capture (Stapelerfassung)
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4. FAQ
Was bedeutet OCR?
Die Abkürzung steht für Optical Character Recognition und bezeichnet die automatische Texterkennung. Da ein Scan wie ein Bild gewertet wird, können Sie es nicht wie einen Text bearbeiten oder darin nach bestimmten Wörtern suchen – eine solche Weiterverarbeitung ermöglicht erst der Einsatz von OCR. Zudem können die Texte danach mithilfe einer Braillezeile dargestellt und von blinden Menschen gelesen werden.
Verfügen Dokumentenscanner über einen LAN-Anschluss?
Welche Anschlüsse ein Dokumentenscanner bietet, hängt von der Produktlinie und der jeweiligen Variante ab. Die meisten Geräte verfügen über einen USB-Port und eine oder mehrere Schnittstellen für den Netzwerkanschluss, zum Beispiel Wi-Fi (für WLAN) oder Ethernet (für LAN).
Ist jeder Flachbettscanner ein Dokumentenscanner?
Die Besonderheit dieses Typs liegt darin, dass Objekte auf einer Glasscheibe platziert und ausgeleuchtet werden, weshalb auch voluminöse Objekte digitalisiert werden können. Als Dokumentenscanner werden alle Ausführungen bezeichnet, die zusätzlich über einen automatischen Einzug (ADF) verfügen. Nur hierdurch wird das selbsttätige Abarbeiten der Dokumente ermöglicht. Wie viele Seiten eigenständig bewältigt werden können, hängt von der ADF-Kapazität und damit dem jeweiligen Modell ab.
5. Verwandte Links